Google Sheets peut être utilisé comme base de données et être un outil vraiment puissant. Les feuilles de calcul Google Sheets peuvent servir de bases de données pour des petits et moyens projets, mais elles peuvent ne pas être suffisantes pour des projets de plus grande envergure.
Dans cet article, je vais vous montrer :
- comment se servir de Google Sheets comme d’une base de données (les bases),
- des exemples et des cas concrets,
- les étapes à suivre pour créer une base de données dans Google Sheets
Je vais aussi vous présenter les raisons pour lesquelles il peut être utile de créer une base de données dans Google Sheets.
Exemples d’utilisation de Google Sheets comme base de données
Vous pouvez utiliser Google Sheets pour diverses tâches, telles que :
- le suivi d'inventaire pour les petites entreprises ;
- la gestion d’un budget personnel ;
- la création, la mise à jour et l’exportation de données au format CSV ;
- l’intégration dans des applications web pour visualiser et interagir avec des données ;
- collecter des données de Google Forms pour analyser des ensembles de données ;
- l’utiliser comme base de données d'inventaire pour les petits et moyens projets.
Google Sheets est donc un outil polyvalent pour les applications web et les petites entreprises.
Stocker des informations clients pour une petite entreprise
Un cas pratique d’utilisation de Google Sheets comme d’une base de données est de stocker des informations de vos clients, tels que les noms, les adresses et les coordonnées. Cela peut vous être utile pour suivre les interactions clients, gérer les relations et analyser les données clients.
Suivi des stocks pour une boutique en ligne
Vous pouvez utiliser Google Sheets pour gérer les niveaux de stock, les informations produit et les données de vente d'une boutique e-commerce. C’est utile pour surveiller les stocks, utiliser des seuils d’alerte, suivre les tendances des ventes et analyser les performances des produits.
Vous pouvez utiliser les tableaux de Google Sheets pour mettre en forme la présentation des données.
Gérer un budget personnel
Pour suivre vos revenus et dépenses, vous fixer des objectifs financiers et surveiller votre progression, vous pouvez utiliser Google Sheets comme d’une base de données :
- suivre les revenus et dépenses : analysez vos habitudes de dépense et identifiez des zones d'amélioration ;
- établir des objectifs financiers : déterminez des objectifs clairs et atteignables.
- surveiller votre progression : évaluez régulièrement l'évolution de votre situation financière.
Je vous propose ici un modèle de tableau de suivi des dépenses dans Google Sheets.
Pourquoi utiliser Google Sheets comme base de données ?
Google Sheets est utile comme base de données pour plusieurs raisons :
- facilité d'utilisation : vous n'avez pas besoin de compétences techniques avancées pour l'utiliser.
- accessibilité : accédez et modifiez vos données depuis n'importe où et avec (presque) n'importe quel appareil.
- scalabilité : adaptez facilement la taille de la base de données à vos besoins.
- intégration avec d'autres applications Google : collaborez et partagez vos données facilement avec d'autres outils Google (comme Google Forms ou Looker Studio).
Devez-vous utiliser Google Sheets comme base de données ?
Il existe des avantages et des inconvénients à utiliser Google Sheets en tant que base de données. Voici quelques points clés :
| Avantages | Inconvénients |
| Facilité d'utilisation | Conçu initialement pour la création de feuilles de calcul |
| Accessibilité sur le cloud | Limitations pour les grands projets |
| Fonctions de calcul avancées | Moins de fonctionnalités par rapport aux systèmes de gestion de bases de données |
Sachant cela, évaluez si Google Sheets répond à vos besoins spécifiques.
Les limites de Google Sheets en tant que base de données
Bien que Google Sheets puisse gérer des ensembles de données de petite à moyenne taille, il faut tout de même noter que quelques désavantages le rendent moins adapté pour les projets nécessitant un système de base de données plus robuste :
Scalabilité : Google Sheets est limité à 10 millions de cellules par feuille de calcul, ce qui peut être insuffisant pour les projets de grande envergure (mais cette capacité a beaucoup augmenté : la limite était de 5 millions il y a quelques années).
Performance : Google Sheets ne fournit pas le même niveau de performance et de scalabilité qu'un système de gestion de base de données dédié, comme MySQL (par exemple).
Sécurité : Google Sheets est conçu pour être un outil de collaboration. Par défaut, toute personne ayant accès à la feuille de calcul peut voir et modifier les données. Vous pouvez utiliser les contrôles d'accès intégrés de Google pour limiter les modifications, mais cela peut ne pas être suffisant pour des données sensibles ou confidentielles.
Gestion des relations entre les tables : Google Sheets ne gère pas les relations entre plusieurs tables comme le font les systèmes de bases de données relationnelles.
Dépendance à une connexion Internet : pour accéder à vos données, une connexion Internet est nécessaire, ce qui rend l'accès difficile si vous êtes hors ligne.
Maintenance et installation : Google Sheets ne requiert pas d'installation ni de maintenance spécifique. Cependant, il ne fournit pas non plus les fonctionnalités avancées et la personnalisation que les systèmes de bases de données dédiés offrent.
Les avantages qu’il y a à utiliser Google Sheets comme base de données
- Accessible : disponibles en ligne, vos fichiers sont en sécurité.
- Abordable : peu coûteux pour les équipes.
- Collaboratif : vous pouvez travaillez à plusieurs sur la base de données en même temps.
- Facile à configurer : aucune compétence en informatique n’est requise.
- Intégrations : Google Sheets se connecte à diverses applications.
- Interface conviviale : environnement familier pour les utilisateurs de feuilles de calcul et tableurs.
Google Sheets est facile à gérer (comme base de données)
Avec Google Sheets, vous pouvez facilement suivre et organiser vos données sans avoir besoin d'une équipe informatique dédiée pour gérer une solution plus complexe.
Si vous travaillez sur un petit projet ou un prototype, Google Sheets offre un moyen rapide et simple de démarrer, sans nécessiter une solution plus robuste.
Intégration facile avec d’autres produits de Google Workspace
L'utilisation de Google Sheets comme base de données présente l'avantage de s'intégrer facilement avec d'autres applications Google, comme Google Forms et Google Apps Script. Cela permet de créer des solutions de base de données puissantes et personnalisables.
Par exemple, vous pouvez utiliser Google Forms pour recueillir des données et les importer automatiquement dans votre base de données Google Sheets.
De même, Google Apps Script permet d'automatiser des tâches et d'ajouter des fonctionnalités personnalisées à votre base de données, ce qui économise du temps et des efforts par rapport à la saisie manuelle de données ou l'utilisation de scripts personnalisés avec différents types de bases de données et plusieurs outils complexes pour obtenir un résultat qui répond à toutes vos exigences.
La collaboration facile dans Google Sheets
Grâce à Google Sheets, il est simple de partager et collaborer sur une base de données. Vous pouvez partager votre feuille de calcul avec des personnes précises ou la rendre accessible au public.
Cette facilité de partage permet à plusieurs personnes de travailler ensemble et d'accéder ou de mettre à jour les données simultanément. Cela peut être particulièrement utile pour les petites entreprises, les équipes ou les projets impliquant de nombreux contributeurs.
En utilisant Google Sheets, vous bénéficiez d'une solution légère et facile à mettre en place pour gérer et organiser les données. L'intégration avec d'autres produits Google et la facilité de partage et de collaboration en font une bonne option pour les projets de petite à moyenne envergure.
Il est toutefois crucial de prendre en compte vos besoins spécifiques avant de décider d'utiliser Google Sheets comme base de données et de vérifier s'il répond à vos besoins sur le long terme.
Utiliser Google Sheets comme base de données avec Python
Avec l’API de Google Sheets et Python, vous pouvez transformer Google Sheets en base de données.
Pour commencer, activez l'API et obtenez les identifiants nécessaires. Ensuite, utilisez une bibliothèque Python telle que gspread ou pygsheets pour interagir avec l'API et lire ou écrire des données dans votre feuille de calcul.
Ceci permet d'automatiser des tâches, planifier des mises à jour et combiner la puissance de Python avec la simplicité de Google Sheets.
| Élément | Bibliothèques/Langages |
| API | API de Google Sheets |
| Langage | Python 3.6 ou ultérieur |
| Bibliothèques | gspread, pygsheets, pandas |
| Autres langages | Google Apps Script, Node.js |
Vous pouvez utiliser la bibliothèque pandas pour travailler avec les données dans un dataframe et ainsi rendre l'analyse et la manipulation des données plus efficaces.
Créer une base de données avec Google Sheets : étapes détaillées
Modèle de base de données Google Sheets
Je vais vous montrer comment créer une base de données à l'aide de Google Sheets en suivant les étapes suivantes :
- Rendez-vous sur Google Sheets pour créer une nouvelle feuille de calcul (avec Sheets.new) ou en ouvrir une déjà existante.
- Créez les colonnes pour votre base de données et utilisez la première ligne pour créer des en-têtes de colonnes. Si vous créez une base de données clients, vous pouvez utiliser les en-têtes suivants : nom, prénom, e-mail, numéro de téléphone, adresse.
- Saisissez les données dans les lignes situées sous les en-têtes de colonnes, en veillant à placer chaque information dans la bonne colonne.
- Utilisez les fonctionnalités de Google Sheets pour trier et filtrer vos données, afin de les organiser selon vos souhaits. Vous pouvez trier par nom, prénom, email ou d’autres critères. Vous pouvez aussi utiliser le filtre pour afficher les lignes qui correspondent à des critères précis.
- Pour interroger les données de votre feuille de calcul comme une base de données, je vous recommande d’utiliser la fonction QUERY dans Google Sheets. Cette fonction vous permet de sélectionner des lignes précises en fonction de certains critères et d'effectuer des calculs sur ces données.
- Ajoutez une clé_recherche pour trouver un élément précis dans la base de données. La combinaison d'un menu déroulant et de la fonction RECHERCHEV permet d'ajouter une clé_recherche utile pour afficher les données en fonction de l'élément sélectionné dans le menu déroulant.
Ajouter un menu déroulant avec la règle de validation des données:
Trouver la donnée recherchée dans la base de données avec la fonction RECHERCHEV :
- Il ne vous reste plus qu’à partagez la feuille de calcul avec d'autres personnes et à leur accorder les droits d'édition ou de consultation appropriés. Cela va permettre à plusieurs personnes de collaborer et de mettre à jour les données.
Ressources supplémentaires
Voici quelques fonctionnalités de Google Sheets qui peuvent s’avérer utiles avec une base de données Google Sheets :
- Extraire de données sur Internet avec Google Sheets avec IMPORTHTML : grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez utiliser Google Sheets comme d’un outil de récupération de données sur Internet.
- Importer des fichiers CSV avec IMPORTDATA dans Google Sheets : si vos données sont dans un fichier CSV, vous pouvez facilement les importer dans votre fichier Google Sheets.
Ces fonctionnalités permettent d’aller encore plus loin avec Google Sheets.
Questions fréquentes sur les bases de données dans Google Sheets
Peut-on connecter Google Sheets à une base de données ?
Il est possible de connecter Google Sheets à une base de données en utilisant des méthodes telles que l'API Google Sheets, un connecteur tiers ou en écrivant un script pour importer les données de la base.
Google Sheets est-il adapté en tant que base de données ?
Google Sheets peut être utilisé comme une base de données basique. Je ne recommande pas son utilisation pour de grandes bases de données, car ses performances sont limitées par rapport aux bases de données traditionnelles.
Google dispose-t-il d’un programme de base de données ?
Google Sheets n'est pas un programme de base de données en soi, mais il vous permet d'utiliser un tableur comme base de données pour stocker et organiser des données de manière à ressembler à une base de données simple.
Conclusion sur l’utilisation de Google Sheets comme base de données
L'utilisation de Google Sheets comme base de données s'avère être une solution efficace pour des projets de petite taille ou d’envergure moyenne.
Google Sheets offre un large éventail de fonctionnalités et permet de gérer les données facilement, tout en étant facilement accessible et collaboratif.
En suivant les étapes présentées dans ce guide, vous pouvez créer et interroger une base de données simple dans Google Sheets et commencer à l'utiliser pour suivre et analyser vos données. Si la complexité de votre projet augmente, vous pouvez toujours passer à des solutions de base de données plus robustes.
